Les médias rapportent que notre attention a fortement diminuée ces dernières années. Elle se limiterait même à seulement 8 secondes, c’est à dire moins que celle d’un poisson rouge ! Bruno Patino a également relayé ces chiffres dans son livre La civilisation du poisson rouge, pourtant cette information n’est basée sur aucune donnée scientifique.

Néanmoins, plusieurs facteurs entrent en jeu lorsque nous parlons d’attention. Les interruptions multiples : notifications, messages et consultations compulsives de nos smartphones réduisent, sans aucun doute, notre attention. Or, pour être productif, il est essentiel de parvenir à se concentrer sur les tâches à effectuer.

Dans ce contexte, comment améliorer votre attention et accroître votre productivité ? La technique Pomodoro de Francisco Cirillo est une piste à explorer que vous soyez rédacteur web ou non. Je vous donne les grands principes de la technique Pomodoro, les étapes de sa mise en pratique et vous dis comment adapter la méthode à la rédaction web.

Quels sont les facteurs qui nuisent à votre concentration et nuisent à votre productivité ?

La capacité d’attention varie d’un individu à l’autre. De nombreux facteurs l’influence et peuvent alors nuire à votre productivité :

• Le sommeil : la fatigue diminue votre capacité d’attention.
• L’environnement : un environnement bruyant, surchauffé, avec une mauvaise luminosité est nuisible à votre concentration. Tout comme être mal installé à son poste de travail.
• Le stress et l’anxiété : les problèmes en tout genre, les pensées négatives accaparent l’esprit et ne laissent que peu de place à notre attention pour d’autres sujets.
• Le multi tâches (multi tasking pour les anglophiles) : passer d’une tâche à une autre est contre productif. En effet, vous avez besoin d’un temps d’adaptation pour vous concentrer sur une mission.
• Les interruptions multiples : comme pour le multi tâches, les interruptions perturbent votre concentration. Il est très facile de perdre le fil de votre travail. Vous aurez besoin de plusieurs minutes pour retrouver le niveau d’attention que vous aviez avant d’être interrompu.

Qui est Francisco Cirillo le créateur de la technique Pomodoro ?

Créateur de la technique Pomodoro durant ses études en informatique Francisco Cirillo continue d’enseigner sa méthode à travers des cours avancés à destination des professionnels et de leurs équipes. Il propose également des séances de coaching individuel qu’il promeut sur son blog.

Par ailleurs, Francisco Cirillo développe d’autres activités entrepreneuriales autour de l’informatique.

La technique Pomodoro

La technique Pomodoro est une technique de gestion de temps qui permet d’améliorer sa productivité en aidant à se concentrer.

Francisco Cirillo a mis au point sa méthode dans les années 80 quand il était étudiant. Il utilisait alors un minuteur de cuisine en forme de tomate afin d’être plus efficace dans son travail. Le nom Pomodoro vient de là, le terme signifie tomate en italien. Son objectif était d’obtenir plus de résultats en moins de temps et en fournissant le moins d’effort possible.

La technique Pomodoro en théorie

Francisco Cirillo a exposé de manière détaillée sa technique dans son livre La technique Pomodoro mais quels en sont les principes ?

Elle consiste à diviser son temps en séquences de travail de 25 minutes entrecoupées d’une pause de 5 minutes. Un pomodoro, c’est 25 minutes de travail et 5 minutes de pause. Votre journée est donc faite de pomodori, c’est à dire plusieurs pomodoro. Après 4 pomodori, vous faites une pause plus longue entre 15 et 30 minutes.

Votre journée se découpe autour de la méthode. En début de journée, vous planifiez votre journée. Pendant la journée, vous enchaînez un maximum de pomodori. En fin de journée, vous faites le bilan et vous analysez votre journée.

La technique Pomodoro en pratique

Le matériel nécessaire est sommaire :

• La feuille de planification correspondant à votre journée
• Un endroit où noter tout ce qui arrive en cours de journée : tâches, idées…
• Un minuteur

1 – Planifiez

Développer sa productivité débute bien en amont par la planification. Elle s’effectue en début de journée. Il s’agit de :

• Lister toutes les tâches à réaliser sur la journée dans la feuille de planification.
• Découper et regrouper les tâches en tranches de 25 minutes. Découpez les activités les plus longues en plus petites afin que celles-ci puissent être effectuées en 25 minutes. À l’inverse, regroupez les plus courtes afin d’atteindre les 25 minutes.
• Noter le nombre de pomodoro que vous estimez nécessaire à l’accomplissement de chacune de vos tâches du jour. Matérialisez-les sous forme de carrés à cocher.
• Ordonner les tâches de la première à effectuer à la dernière à réaliser.

2 – Anticipez les interruptions

Les interruptions nuisent à votre la qualité de votre concentration. Vous devez donc tout mettre œuvre pour les éviter avant de commencer votre premier pomodoro. Pour cela, mettez votre téléphone sur silencieux, coupez toutes notifications, limitez les onglets ouverts sur votre ordinateur, fermez la porte de votre bureau. Grâce à ces petits réglages, vous serez plus efficace et pourrez optimiser votre productivité.

Petite astuce si vous travaillez avec d’autres collaborateurs : mettez vos écouteurs ou votre casque, même si vous ne mettez pas de musique. En effet, les autres ont tendance à moins vous interrompre quand vous avez votre casque sur les oreilles. Testé et approuvé ! Si vous souhaitez écouter de la musique en travaillant, privilégiez les musiques sans paroles.

3 – Enclenchez le minuteur

Réglez votre minuteur. C’est parti pour 25 minutes de travail ! Le minuteur peut être un vrai minuteur de cuisine, une application sur votre téléphone ou le minuteur intégré à votre téléphone. Quel que soit le moyen, vous devez toujours pouvoir visualiser le temps qu’il vous reste.

En cas d’interruption, vous devrez recommencer votre pomodoro depuis le début.

À chaque fin de pomodoro faites une croix en face de la tâche effectuée dans la case prévue. Mettez autant de croix que de pomodoros terminées jusqu’à aboutissement de votre tâche.

Un pomodoro ne peut ni se prolonger ni se raccourcir. Dans les deux cas, cela veut dire que vous n’avez pas correctement estimé le temps nécessaire à l’accomplissement de votre tâche. Soit vous l’avez surestimé, soit vous l’avez sous-estimé.

Si vous l’avez surestimé alors le temps restant sur le minuteur doit être utilisé à peaufiner cette tâche. Vous ne pouvez pas passer à un autre travail.

Si vous l’avez sous-estimé, rajoutez des croix supplémentaires en dehors des carrés pour matérialiser les pomodori qui s’ajoutent à votre prévision. Ainsi, à la fin de la journée, vous aurez la vue du nombre de pomodoros qui vous ont été nécessaires à la réalisation de votre tâche par rapport à votre estimation.

4 – Faites une courte pause

Au bout de 25 minutes de travail intensif, vous devez vous octroyer 5 minutes de pause. Attention, la pause est obligatoire. Vous gérerez mieux la fatigue tout au long de la journée grâce à des pauses régulières. L’objectif est de tenir toute la journée pour améliorer votre productivité.

La pause ne doit pas être en lien avec votre travail. Interdiction de lire ses mails ! Levez-vous, faites quelques pas, quelques étirements, il est important de se mettre en mouvement !

Après cette pause, reprenez le cours de votre feuille de planification et passez à l’action suivante. Si la tâche sur laquelle vous avez travaillé avant la pause n’est pas terminée, poursuivez la.

5 – Faites une pause plus longue

Au bout de 4 pomodori donc, 4 séances de 25 minutes de travail additionnées de 5 minutes de pause, faites une pause plus longue entre 15 et 30 minutes. Là aussi, place à la détente ! Faites des activités qui vous font du bien : lisez, faites de l’exercice, prenez l’air, écoutez de la musique…

6 – Gérez les interruptions

Anticiper ne vous met cependant pas à l’abri des interruptions. Matérialisez-les par des apostrophes à côté de vos tâches.

Notez dans une feuille à part:

• Les tâches urgentes. Elles seront à planifier sur la journée une fois le pomodoro en cours terminé. Vous devrez donc ajuster votre planification du jour.
• Les tâches non urgentes. Elles seront planifiées en fin de journée.
• Les pensées parasites. Ce sont les fameux « il faut que je pense à », « il ne faut pas que j’oublie de « ou bien « il faudra que je fasse » qui parasitent votre attention. Notez-les pour qu’elles vous sortent de la tête, vous reviendrez dessus en fin de journée.

Pour améliorer sa productivité, il est important de connaître les éléments perturbateurs qui nous empêchent de l’être.

7 – Faites le bilan

En fin de journée, vous aurez une vue précise :

• Du travail accompli. Il est toujours satisfaisant de se rendre compte que la journée a été productive. Si elle ne l’a pas été, auriez-vous pu faire mieux ? Pourquoi ? Comment ?
• Du nombre de pomodoro nécessaire à l’accomplissement de chaque tâche et de l’écart entre votre estimation et la réalité. De ce fait, vous pourrez plus facilement planifier vos tâches à l’avenir, être plus productif, gérer facilement votre planning et les dates de livraison de votre travail.
• Du nombre d’interruptions auxquelles vous avez dû faire face dans la journée. L’ordre des tâches vous permettra également de savoir les moments où vous avez été interrompu. De cette façon, vous pourrez mettre en place des actions. Par exemple, ne chargez pas votre planning en fin de journée si vous savez que les tâches urgentes vous sont confiées sur ce créneau.

Pour aller plus loin, compilez toutes ces données dans un tableur pour les analyser et créer des graphiques. Cela étant, vous aurez une vue de votre progression et des points à améliorer pour gagner en productivité.

Avantages et limites de la technique Pomodoro pour améliorer sa productivité

Nous avons vu le fonctionnement théorique de la technique Pomodoro. Nous avons également abordé comment mettre en place la méthode de Francisco Cirillo afin d’être plus concentré et ainsi améliorer sa productivité.

La technique Pomodoro a ses avantages, mais aussi ses limites.

Avantages

Motiver

À la fin de la journée, au lieu de constater que vous avez avancé sur seulement une toute petite partie de votre projet, vous observerez plutôt que vous avez finalisé plusieurs tâches. Bien plus motivant comme approche!

Rythmer la journée et mieux gérer votre temps et votre concentration

La technique Pomodoro donne du rythme à votre journée en la découpant en créneaux réguliers et mesurables. Vous savez, sans peine, si vous êtes en avance ou en retard sur votre travail quotidien. En outre, il est beaucoup plus facile de rester concentré et d’éviter les perturbations sur un créneau de 25 minutes uniquement. Dès lors que vous êtes plus concentré vous augmentez votre efficacité.

Donner de la visibilité et un suivi de votre travail

La technique Pomodoro permet de prendre conscience du temps passé sur chaque activité. Avez-vous optimisé votre temps ou avez-vous perdu du temps sur des tâches peu ou pas productives ?

Êtes-vous plus productif le matin ou l’après-midi ? Êtes-vous plus efficace le lundi, le mercredi ou le jeudi ?

Estimer les délais, anticiper et planifier votre travail

En comptabilisant les pomodori vous avez une vision du temps indispensable à chaque tâche. Certaines reviennent régulièrement donc, si vous savez combien de temps chacune de ces tâches vous prend, vous anticiperez vos activités et respecterez les deadlines sans vous stresser.

Limites

Système rigide

Comme tous les systèmes préétablis, la technique Pomodoro peut sembler rigide et ne pas être adaptée à tout le monde. Par exemple, lorsque vous êtes pris par une activité, vous vivez la pause de 5 minutes comme une interruption malvenue. Cela va à l’encontre de l’objectif initial. Le délai de 25 minutes est parfois trop court pour réellement avancer sur un projet.

Ainsi, cette technique ne s’adapte pas à tous. Elle correspondra davantage à un indépendant libre de son organisation qu’à un salarié contraint par des horaires, un planning, un rythme, des collègues, un responsable… Il est délicat de dire à votre supérieur qu’il doit décaler la réunion parce qu’elle tombe en même temps que votre pause de 30 minutes.

Le minuteur

L’utilisation du minuteur n’est pas pratique. Entre deux pomodoros il ne faut pas oublier de relancer le minuteur, idem pour les pauses. Si vous oubliez vous vous retrouvez vite perdu dans vos comptes.

Certaines applications déclenchent automatiquement le temps de pause après la sonnerie de fin de pomodoro. Si vous n’avez pas complètement terminé une tâche et continuez sur votre lancée, vous ne pouvez pas considérer que vous êtes en pause !

Les applications dont le déclenchement nécessite une action de votre part, ne sont pas optimales non plus, car il est habituel d’oublier de relancer le minuteur après être parti se faire un thé.

Un minuteur mécanique peut être la solution.

Testez et adoptez la méthode qui vous convient.

Une technique à personnaliser et adapter

Il est nécessaire de personnaliser la technique à votre façon de travailler, à votre métier et également à vos contraintes. Ainsi, adaptez le temps de vos pomodoros, les temps de pause. La méthode Pomodoro ne doit pas vous freiner par sa mise en place rigide, au contraire, elle doit vous aider à devenir plus productif.

La technique Pomodoro adaptée au rédacteur web

La technique Pomodoro s’adapte aisément au métier de rédacteur web puisque vous devez respecter la date fixée avec votre client pour rendre votre travail. Dans ce cas, établir un rétroplanning est indispensable.

Comment adapter la méthode Pomodoro à la rédaction web?

Étape 1 – Mesurez

Avant de pouvoir estimer correctement le temps dont vous avez besoin pour rendre un travail donné, vous devez, en premier lieu, savoir combien de temps va vous prendre chaque étape. Le travail du rédacteur web s’articule autour de tâches principales qui reviennent sur chaque projet :

• Travail de recherche
• Analyse de la SERP
• Plan
• Écriture
• Choix des images
• Optimisation
• Intégration

Mesurez combien de temps vous prennent chacune de ces tâches, et ce, sur plusieurs projets, perso et pros. Vous pouvez, en conséquence, établir une moyenne de temps pour chacune d’entre elles.

Ces données sont personnelles et varient d’un rédacteur à un autre. Vous pouvez prendre beaucoup de temps sur la recherche, mais écrire vite. Au contraire, un confrère est efficace sur le travail de recherche alors qu’il a besoin de plus de temps que vous pour rédiger son texte.

Pour toutes ces raisons, la technique Pomodoro est un outil pratique pour le rédacteur web SEO.

Étape 2 – Estimez et adaptez

Grâce aux mesures prises, vous savez désormais combien de temps en moyenne vous prennent chaque tâche. Adaptez-les ensuite à votre nouveau projet afin d’estimer au plus juste quel temps y consacrer. Un sujet que vous maîtrisez vous demandera forcément moins de temps de recherche qu’un thème qui vous est totalement étranger.

De même, adaptez la durée des pomodoros et des pauses. Suivre à la lettre une technique ne sert à rien. Gardez en tête que l’essentiel de la technique Pomodoro:

• Maintenir un rythme de travail pour améliorer sa productivité
• Optimiser votre attention sur une durée définie
• Estimer facilement le volume de travail à produire
• Établir un rétroplanning permettant de tenir les délais de livraison de votre mission

De surcroît, l’expérience du métier vous permettra également de réduire le temps passé sur chaque tâche.

Étape 3 – Gardez une marge de sécurité

Les imprévus ne sont pas prévisibles comme leur nom l’indique. C’est la raison pour laquelle garder une marge de sécurité garantie le rendu de votre travail en temps et heure. L’objectif est, certes, d’améliorer sa productivité, mais le but à atteindre est de venir à bout de son travail et de le rendre dans les délais impartis.

Étape 4 – Travaillez

Réglez votre minuteur et mettez vous au travail.

La technique Pomodoro est très utile au rédacteur web par contre, prenez le temps de l’adapter à votre personnalité et à votre manière de travailler.

Le web regorge de méthodes de gestion du temps et d’organisation. Par ailleurs, si vous voulez suivre une formation en rédaction web, certains organismes proposent des cours dédiés. Si vous voulez vous former et que vous avez besoin d’être aidé dans votre organisation, vérifiez que le centre propose cette option pour bien choisir votre formation de rédacteur web.

Conclusion

La capacité de concentration est une donnée difficile à mesurer. Certaines sources parlent d’une durée située entre 20 et 40 minutes alors que d’autres parlent de 1 à 2 heures. Difficile de s’y retrouver !

Dans tous les cas, la technique Pomodoro peut améliorer votre productivité si vous l’adaptez à votre profil, que vous soyez rédacteur web ou non. Testez différentes durées et voyez celle qui vous convient le mieux.

Bruno Patino s’est fait le relais d’une « fake news » lorsqu’il a avancé dans son ouvrage La civilisation du poisson rouge que le temps de concentration était de 8 secondes chez l’homme. En revanche, il y développe un regard intéressant sur notre addiction aux écrans et sur la captation de notre attention par les GAFAM (acronyme désignant les géants du net : Google- Apple- Facebook- Amazon- Microsoft).

Si vous êtes rédacteur web, vous travaillez pour, mais aussi avec Google (et votre client cela va sans dire!). Néanmoins, ne vous perdez pas sur la toile. Restez concentré sur votre objectif. La technique Pomodoro est utile pour améliorer la productivité du rédacteur web lors de ses recherches sur le web en effet, il est très facile de s’éparpiller sur Internet.